Profesjonalny sekretariat w urzędzie
02.07.2012 - 03.07.2012 - Warszawa
Szkolenie skierowane jest do pracowników sekretariatów i kancelarii urzędów oraz instytucji. Mogą w nim uczestniczyć osoby, które rozpoczynają pracę w sekretariacie lub mają już pewne doświadczenie zawodowe, jednak potrzebują uporządkowania i weryfikacji swojej wiedzy i umiejętności.
Szkolenie umożliwia uczestnikom nabycie wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie:
- nowoczesnych standardów pracy w sekretariacie urzędu/instytucji
- kreowania profesjonalnego wizerunku sekretariatu w urzędzie/instytucji
- efektywnej komunikacji
- profesjonalnej obsługi Klienta wewnętrznego i zewnętrznego
- obiegu i archiwizacji dokumentów
Program:
1. Budowanie profesjonalnego wizerunku sekretariatu w urzędzie:
- rola sekretariatu w skutecznym funkcjonowaniu urzędu
- sylwetka pracownika sekretariatu w urzędzie /ubiór, pokaz makijażu do pracy/
- budowanie wiarygodności zawodowej
- przejawianie inicjatywy i postawa proaktywna
- sekretariat a zasady Europejskiego Kodeksu Dobrej Administracji
- zasady savoir-vivre
2. Komunikacja w urzędzie - jej wpływ na skuteczne działanie w sekretariacie:
- podstawowe błędy popełniane w ocenie innych ludzi i ich wpływ na nasz stosunek do nich i komunikację z nimi
- rodzaje komunikacji, ich wady i zalety oraz rekomendacje do zastosowania
- formułowanie jasnych i prostych dla odbiorcy komunikatów werbalnych /udzielanie odpowiedzi, zadawanie pytań, pozyskiwanie informacji/
- komunikaty niewerbalne i ich wpływ na wiarygodność przekazu
- prowadzenie służbowych rozmów telefonicznych /m.in. przedstawianie, udzielanie informacji, łączenie, filtrowanie rozmów/
- polityka bezpieczeństwa i prywatności w kontaktach bezpośrednich i przez telefon
- asertywność w relacjach z Klientami i współpracownikami
3. Profesjonalna obsługa Klienta wewnętrznego i zewnętrznego w urzędzie:
- zasady przyjmowania gości
- zasady profesjonalnej obsługi Klientów zewnętrznych urzędu
- identyfikowanie trudnych sytuacji i sposoby radzenia sobie z nimi /mapa trudnych sytuacji, typologia trudnych relacji/
- Klient wewnętrzny – zasady współpracy z przełożonym, osobami strategicznymi dla instytucji oraz współpracownikami
4. Obieg dokumentów w urzędzie:
- instrukcja kancelaryjna
- zasady przyjmowania korespondencji
- zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
- systemy kancelaryjne
- ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
- zasady wysyłania korespondencji
