Zarządzanie korespondencją w sekretariacie
29.05.2012 - 30.05.2012 - Warszawa
Szkolenie skierowane jest do sekretarek i asystentek, które zajmują się obiegiem dokumentów, archiwizacją, przygotowują korespondencję firmową - zewnętrzną (w tym pisma oficjalne i okolicznościowe) oraz korespondencję wewnętrzną (mema, raporty, itp).
Szkolenie umożliwi uczestnikom:
- poznanie zasad prawidłowego obiegu dokumentów w firmie
- zapoznanie z przykładową instrukcją kancelayjną - jej zawartością i zasadami opracowywania
- poznanie zasad tworzenia korespondencji biznesowej i urzędowej
- poznanie właściwych, zgodnych z obowiązującym prawem archiwalnym, zasad przechowywania i archiwizowania dokumentów
Program:
1. Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją.
2. Obowiązki firmy/instytucji i jej pracowników w zakresie właściwego obiegu i archiwizacji dokumentów.
3. Rodzaje dokumentacji biurowej.
4. Obieg korespondencji:
- instrukcja kancelaryjna;
- zasady przyjmowania i otwierania korespondencji;
- zasady dołączania kopert do korespondencji;
- zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji;
- systemy kancelaryjne /dziennikowy, bezdziennikowy, mieszany/;
- Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt;
- ewidencja faksów i przesyłek kurierskich;
- zasady wysyłania korespondencji;
- elektroniczny obieg dokumentów.
5. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:
- systemy porządkowania dokumentów bieżących na stanowisku pracy;
- opisywanie teczek i segregatorów;
- kategorie archiwalne /materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna/;
- warunki i czas przechowywania dokumentów;
- procedura przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego/składnicy akt;
- procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
6. Tworzenie korespondencji:
- rodzaje korespondencji występującej w sekretariacie;
- graficzne i merytoryczne zasady tworzenia korespondencji:
- charakterystyka korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej;
- zasady redagowania najczęściej występujących rodzajów korespondencji /wewnętrznej i zewnętrznej/;
- zasady tworzenia korespondencji elektronicznej;
- netykieta.
